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Centraliser et dématérialiser les documents
dans les entreprises industrielles

dématérialisation de documents
Plus qu’un simple concept, la dématérialisation est aujourd’hui une préoccupation majeure pour les entreprises industrielles.

Réservée hier encore aux grandes entreprises et aux administrations, elle s’est progressivement démocratisée et concerne aujourd’hui toutes les organisations, quels que soient leur taille et leur secteur d’activité.
Face aux volumes grandissants de documents papier traités au quotidien, la dématérialisation satisfait de nombreux enjeux. Généralement perçue comme l’étape liée à la numérisation, la dématérialisation abrite en fait différents domaines stratégiques.

Réduire les coûts

Contraintes par la conjoncture économique, certaines organisations réduisent le budget dédié au traitement manuel de leurs processus quand d’autres entreprennent de les moderniser.

Le but ? Diminuer les dépenses liées à l’impression de documents : consommables (toners, papier, enveloppes, etc.), affranchissement, stockage physique… sans compter les frais annexes liés à la reproduction des documents et à la gestion des parcs d’imprimantes.

5 à 15% du CA d’une entreprise est consacré à la gestion de ses documents papiers. L’impression de pages peut représenter à elle seule jusqu’à 3% du CA de l’entreprise.

Accélérer les délais

Sur des marchés sans cesse plus concurrentiels, les entreprises se doivent d’être réactives à tous les niveaux. C’est pourquoi elles recherchent non seulement des moyens d’accélérer leurs processus internes mais aussi de diminuer le temps de traitement de l’information.
Un facteur décisif notamment en matière d’optimisation de la relation client.

La dématérialisation offre des bénéfices instantanés et permet aux entreprises de soulager leurs collaborateurs de tâches consommatrices de temps et de ressources pour leur attribuer des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Améliorer la traçabilité

Les évolutions légales participent à accélérer la dématérialisation. Cette dernière permet d’optimiser la traçabilité des documents et de leur contenu, de les sécuriser, mais aussi de mieux anticiper les risques et la fraude.

La qualité accrue de la numérisation assure également une meilleure exploitation des documents, en donnant notamment la possibilité d’établir leur intégrité.

Soutenir le développement durable

La responsabilité environnementale n’est plus exclusivement l’affaire des grands groupes et constitue désormais une préoccupation pour l’ensemble des entreprises.

Une orientation qui s’illustre par une volonté affichée de réduire la consommation de papier et de diminuer l’empreinte carbone. La dématérialisation à la source consiste quant à elle à ne jamais produire de documents papiers.