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Sage X3 GED
La solution de gestion électronique de documents

ERP Sage X3Bien que l’électronique et la dématérialisation prennent une importance croissante dans le monde des affaires, nous devons encore gérer de nombreux documents papier.

Par exemple, certaines lois et réglementations exigent de conserver les livres comptables, les documents qualité, les contrats, les accusés de réception et les bons de livraison. En outre, les commissaires aux comptes ont encore besoin d’une « trace écrite », même s’il s’agit de plus en plus d’e-mails et de documents électroniques plutôt que papier.

Nous ne travaillons certes pas encore dans un « bureau dématérialisé », mais nous acceptons de moins en moins les contraintes liées au papier.

Par ailleurs, pour des raisons économiques et écologiques évidentes, nous n’avons pas d’autre choix que de réduire notre consommation de papier, moyen de plus en plus coûteux d’exercer une activité. Outre les frais de production, de manutention, de transport et de stockage, les documents papier impliquent en effet de nombreux inconvénients et risques pour l’entreprise.

La solution GED de Sage X3 est un moyen pratique et efficace de gérer le papier dans les situations où nous en avons besoin, et de le supprimer lorsque c’est possible. Elle comporte une suite de modules destinés non seulement au stockage électronique des documents, mais aussi à la production et à la fourniture de documents par voie électronique, sans oublier l’enregistrement des e-mails et des documents papier.

Cette solution GED complète, intégrée à Sage X3, est également accessible aux « utilisateurs externes », pour un déploiement en dehors de l’ERP.

La solution GED de Sage X3 répond à vos enjeux :
  • Augmenter la productivité du personnel en supprimant les tâches manuelles telles que le classement, la gestion des documents papier ou les envois par courrier,
  • Réaliser des économies (papeterie, affranchissement, espace de stockage et accessoires),
  • Respecter les règlementations en vigueur et faciliter les audits grâce à l’automatisation du classement et à l’archivage de tous les documents,
  • Réduire l’empreinte carbone en supprimant les documents papier et la distribution en main propre.

Les caractéristiques et avantages de la solution Sage X3 GED

  • Archiver automatiquement en toute sécurité des documents produits (rapports, documents, fichiers journaux, etc.),
  • Envoyer automatiquement par e-mail et archiver les documents par lots (factures, relevés, remises de fonds, etc.),
  • Indexer les documents scannés et attacher aux transactions et aux tiers,
  • Archiver les documents Microsoft Office et e-mails par simple glissé-déplacé,
  • Accéder à l’ensemble des documents à partir du portail web ou d’un navigateur Internet,
  • Envoyer par e-mail ou archiver un nombre conséquent de documents tels que des accusés de réception, des factures, etc.,
  • Numériser et stocker des factures fournisseur, accusés de réception, feuilles de temps, bons de pesage et autres documents papier indexés et associer aux transactions,
  • Partager des documents (de comptabilité, par exemple) de manière sécurisée avec des utilisateurs CRM.